今携わっている仕事を効率化したいけど、何から手を付けたらいいの。
少し新しい仕事に慣れた、新卒入社の社員や中途入社の社員なら、こんなことを考えるのではないでしょうか。
皆が多忙を極める今の時代では、仕事の効率化は避けられなくなっています。
そんな中、「この仕事は、こうすれば効率的に進むよ」と上司から、良いアドバイスを頂くことがあるかもしれません。
それだけでも、大変助かりますし、いい上司をもって良かったなと感じるでしょう。私もそんな上司がほしいです…
それは、さておき。
効率化の「答え」をなぞるだけでは、別の機会に仕事の効率化を考えたときに、応用が利かないという状態が起こります。
この記事では、仕事の効率化を考えるときに土台となる「意識」の部分をお伝えします。
この意識を日常に落とし込むことで、
あなたもあらゆる仕事の効率化の「答え」を自分自身で導けるようになります。
- あらゆる仕事の効率化方法が自分で考えられるようになる。
自らの手で仕事の効率化ができることで、自分自身も楽になりますし、周囲の人からの自分の評価が変わっていきますよ。
意識改革その１，私は社長…私は社長…
はい、その通り、自己暗示です…
呆れて去っていこうとしないでください笑
詳しく話すと、「私が仕事のすべてを決められるし、その結果は、私の責任だからね」という意識を日々の業務に落とし込んでいくということです。
会社に所属するようになると、多勢に紛れて、一つ一つの仕事に対する責任感がだんだん薄れてきます。
その理由は、自分の仕事が会社に及ぼす影響力を、具体的に想像できていないことにあります。
私の仕事のミスや無駄が、会社上層まで重ねて連鎖して、事業の存続が危うくなると考えると、仕事の効率化を考える熱意が上がるはずです。
意識改革その2、明確化されたゴールを常に想像する。
仕事には必ず到達したいゴールがあります。
立場が代表取締役など、経営層に近くなるほど、より大きなゴールを設定し、行動するものです。
この記事を読んでいるあなたは「社長」ですから、当然より大きなゴールを見据えた行動をしているべきなのです。
ただし、現実として上司から受ける指示は、単純な「作業」を依頼されるものが多いです。
ここで、あなたが「社長」しての意識を持っていれば、以下のような対応をとるでしょう。
- 上司は、どのような意図でこの指示を与えるに至ったのかを確認する。もしくは、自分自身で導き出す。
- 意図が分かった段階で、ゴールにいち早くたどり着くために「別の選択肢」があれば、提言する。もしくは、依頼された作業に追加して、別の選択肢を提言する。
これは、会社の方向性として、明確化されたゴールがあることを自分自身に意識づけできているからこその行動です。
特に、明確なゴールを意識でき、指示とは別の選択肢が想像できることは、仕事の効率化において、非常に重要です。
なぜなら、結果として、指示とは異なる行動をとることになっても、意図を間違えていなければ、結果として会社は効率的なルートでゴールに向かうからです。
この意識が、常に持てるようになるだけでも、単純に依頼をこなすだけのライバルとは、仕事の効率化において、雲泥の差が生まれていますよ。
意識改革その３、大目標の細分化にこだわる。
大目標の細分化にこだわれるようになると、次のような２つのメリットがあります。
- 具体的行動に二の足を踏まなくなる。
- 目標に繋がる道筋が整理される、
まず、１つ目の「具体的行動に二の足を踏まなくなる」の理由をお話しします。
大抵の人が目標達成に向けた歩みを止める原因になるのは、目標が自分の手の届く範囲から遠すぎると感じるからです。
しかし、大目標の細分化ができると、目標達成に向けて、今すぐ手を付けられることが分かるようになります。
そうなると、仕事の効率化を大目標とした時でも、あとは行動あるのみ！となります。
次に、２つ目の「目標に繋がる道筋が整理される」の理由をお話しします。
大目標を細分化していく過程で、たくさんの「やるべきこと」が見つかると思います。仮にそれを要素と呼びましょう。
そこで、その細分化された要素を大きな紙に書き出してみてください。
要素を足し引きすることで、「効率的な代替策」を作ったり、目標達成に最適最速なルートを発見したり、様々なことが見えてきます。
このように、大目標を細分化することで、「やるべきこと」が明確な形で分けられるので、行動の設計図、そして、効率化の設計図を作りやすくなるのです。
意識改革その４、常に作業時間把握にこだわる。
「言われなくても、分かってますよ」と言われそうですが、大事なことですので、あえて書きます。
日々の業務であっても、具体的にどのくらいの時間を費やしているか、知らない場合があるかもしれません。
一度、遊びでもいいので日々の業務の時間を測ってみてください。
意外と時間かかってるな…と思ったのと同時に、時間測ろうと思ったけど、今って何の時間？と目的がぼやけている時間があったのではないでしょうか。
実は、集中力は、15分しか持ちません。
大人の集中力は50～60分程度と言われていますが、実際は「15分集中して、少し集中が途切れて…15分集中して…」の繰り返しです。
なので、3時間集中して仕事できた！というのは、まやかしかもしれません。
よって、常に作業時間を把握することにこだわるということは、
すべての作業を、無駄なく、効率的に取り組めるような段取りを組めるようになるという利点があるのです。
意識改革その５、仕事の効率化実現は私の実績！
ここは、非常に大事なポイントになります。
仕事の効率化は、会社の仕事を効率的に進める為のものですが、それを実現させたなら、それは、あなたの実績です。
仕事の効率化をプロジェクトとして計画し、周囲の人間を動かして、成果が出たなら、どんなに小さなことでも、あなたの成果です。
褒められることをしたのですから、自分をほめてあげてください。
仮に転職を迫られる状況になったとき、自分に求められるのは、客観的な指標に基づく実績です。
特に管理部からの転職は、客観的な指標に基づく実績をアピールするのに、工夫が必要になります。
このような、転職を想定した場面でも、仕事を効率化した実績は、良い武器になってくれます。
仕事の効率化を実現したことが、どのような場面でも、あなたの自信につながっていきますよ。
まとめ
仕事の効率化を考えるときに、世の中には「手法」があふれかえっています。
もちろん、「手法」を取り入れて、仕事の効率化を実現するのも、「効率的」な自己成長の仕方だと思います。
しかし、その「手法」も、その中に内在する根柢の意識を理解できていなければ、思った効果を出せない場合もあります。
仕事の効率化をいかなる時も、実現できるように、まずは意識改革から初めてみませんか。
仕事の効率化について、意識改革を終えたあなた向けの記事を用意しました。
今すぐ、業務効率化が始められる「指南書」のような記事を作成しました。
管理部で仕事の効率化をした際のメリットも合わせて記載しています。
まずは、以下の記事を参考にして、アクションを開始していきましょう。
